Como organizar documentos físicos e digitais
Como organizar documentos físicos e digitais? A organização de documentos é essencial em qualquer ambiente, seja em casa ou no trabalho. E com o advento da tecnologia, cada vez mais documentos são armazenados em forma digital, aumentando a necessidade de organização e gerenciamento destes arquivos. Para facilitar a sua vida, trazemos algumas dicas para organizar documentos físicos e digitais.
Como fazer para organizar documentos físicos
A primeira coisa que deve fazer é separar os documentos por categorias, ou seja, documentos financeiros, documentos pessoais, de saúde, trabalho, dentre outros. Uma vez que estes estejam separados, você pode criar pastas para cada categoria e colocá-las em uma gaveta ou armário específico. Aproveite também para identificar o conteúdo das pastas para facilitar em caso de pesquisa.
Dentro de cada pasta, tenha divisórias para separar os documentos por data, nome ou outro critério que achar mais conveniente. Utilize etiquetas para identificar cada divisória. Procure criar uma lista de controle dos documentos que estão em cada pasta e atualizá-la cada vez que adicionar ou retirar um documento da pasta.
Como fazer para organizar documentos digitais
Já a organização de documentos digitais pode ser um pouco mais complicada, já que é bem mais fácil acumular uma grande quantidade de arquivos em pouco tempo. A primeira coisa a se fazer é criar pastas para cada categoria de documento. Por exemplo, uma pasta para documentos financeiros, outra para os documentos de trabalho, moradia e assim por diante.
Já dentro de cada pasta, crie subpastas para separar os documentos por nome, data ou outro critério que for mais conveniente. Um exemplo: na pasta documentos financeiros, crie uma subpasta para cada ano e outra para cada tipo de despesa.
Procure manter uma nomenclatura consistente para os arquivos. Utilize nomes descritivos e evite usar caracteres especiais ou espaços em branco nos nomes dos arquivos. Isto poderá tornar mais fácil a busca e localização do arquivo.
Outra dica importante é manter uma lista de controle dos documentos que estão em cada pasta. Sim, isto também vale para os documentos digitais! Crie um documento no Word ou no Excel com uma lista de tudo que está em cada pasta e sempre atualize esta lista quando adicionar ou remover um arquivo.
Ferramentas úteis para ajudar na organização de documentos:
Existem algumas ferramentas que podem auxiliar na hora de organizar documentos físicos e digitais. Tais como:
- Dropbox: Plataforma de armazenamento em nuvem que permite armazenar arquivos e acessá-lo de qualquer lugar;
- Google Drive: Funciona de forma parecida com o Dropbox, porém é mais barato e com uma conta Google, o usuário já tem direito a 15GB de armazenamento gratuito;
- Evernote: Ferramenta de organização pessoal que permite a criação de notas e organização de documentos;
- Notion: Considerado por muitos o principal concorrente do Evernote. É excelente para criar notas e gerenciar as mais diversas informações;
Mais algumas dicas para organizar seus documentos físicos e digitais:
- Procure digitalizar os documentos físicos. Desta forma, é possível eliminar o excesso de papel e organizá-los de uma maneira mais fácil;
- Não se esqueça de fazer backups regulares para garantir que eles não sejam perdidos em caso de problemas técnicos ou falhas de hardware. E lembre-se de manter o backup em locais diferentes;
- Limpe a pasta de download com frequência para evitar o acúmulo desnecessário de arquivos;
- Mantenha um sistema de arquivo consistente: é importante manter um sistema consistente tanto para arquivos físicos quanto digitais. Isso tornará mais fácil a organização e localização dos documentos quando necessário.
Em resumo, podemos dizer que a organização de documentos pode parecer uma tarefa tediosa e chata, mas isto apenas na primeira vez da organização. Após criar uma rotina de organização, fazer a manutenção passa a não ser tão trabalhoso assim. Esta também é uma tarefa essencial para manter a eficiência e produtividade no trabalho e na vida pessoal. Torne a organização dos seus arquivos um hábito, desta forma, sempre que precisar acessar um documento no futuro, não terá nenhum tipo de estresse para localizá-lo.