Quanto tempo devo guardar documentos trabalhistas

Se você tem uma empresa é muito importante saber quanto tempo devo guardar documentos trabalhistas, pois para cada documento existe um prazo legal determinado pela legislação trabalhista. Estes prazos são muito importantes em casos de fiscalização trabalhista e previdenciária para comprovar obrigações relativas ao emprego. Antes de jogar qualquer documento fora, verifique cuidadosamente, pois eles são provas tanto para o empregado quanto para o empregador. A legislação previdenciária normalmente exige prazos maiores para descarte de documentos.

Quanto tempo devo guardar documentos trabalhistas

Prazo de documento Previdenciário

5 anos

• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre os empregados 5 anos;
• Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
• Documentos relativos à retenção dos 11% sobre nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços;
• Folha de pagamento (fins exclusivamente previdenciários);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias;
• Salário-Educação – documentos relacionados ao benefício;
• Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício;
• Sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, das empresas que utilizam sistema eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.

10 e 20 anos

• 10 anos – Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária;
• 10 anos – Salário-família – documentos referentes a concessão, manutenção e pagamento das cotas do salário-família;
• 20 anos – Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Prazo de documento Trabalhista

Indeterminado

• Contrato de trabalho (não há prazo legal)
• Livros ou fichas de registro de empregados

5 anos

• Acordo de compensação de horas (não há prazo legal)
• Acordo de prorrogação de horas (não há prazo legal)
• Adiantamento salarial – comprovante (não há prazo legal)
• Aviso-Prévio – comunicado (não há prazo legal)
• Autorização de descontos (não há prazo legal)
• 5 anos da data do envio – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
• Carta com pedido de demissão (não há prazo legal)
• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – Processo eleitoral
• Controle de ponto (não há prazo legal)
• Folha de pagamento (não há prazo legal)
• Mapa de Avaliação Anual (SESMT)
• Recibo de pagamento de férias (não há prazo legal)
• Recibo de pagamento de salário (não há prazo legal)
• Recibo de pagamento do 13º salário (não há prazo legal)
• Recibo de pagamento de abono pecuniário (não há prazo legal)
• Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS
• Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e Requerimento do Seguro-Desemprego) (não há prazo legal)
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) (não há prazo legal)
• Vale-transporte – recibo e documentos relacionados ao direito (não há prazo legal)

20 anos

• 20 anos após o desligamento do trabalhador (mínimo) – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – Histórico técnico de desempenho

30 anos

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados (STF declarou inconstitucional prazo prescricional de 30 anos para ações de FGTS não depositados, como é direito dos trabalhadores urbanos e rurais deve se sujeitar à prescrição trabalhista de 5 anos, mas ainda não houve alteração na legislação)
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) (STF declarou inconstitucional prazo prescricional de 30 anos para ações de FGTS não depositados, como é direito dos trabalhadores urbanos e rurais deve se sujeitar à prescrição trabalhista de 5 anos, mas ainda não houve alteração na legislação)
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) (STF declarou inconstitucional. ainda não houve alteração na legislação)

ATENÇÃO! Documentos vinculados a processos pendentes de julgamentos devem ser guardados até a decisão do julgamento, mesmo que o resultado seja dado após o prazo prescricional. Trabalhador com idade menor de 18 anos não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 anos.